RECONOCIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

con relación al reconocimiento de cuentas por pagar, se
manifestó: “Dando respuesta a la pregunta planteada por el consultante, basados en la redacción de la misma, en nuestra opinión, la diferencia presentada en la operación se da por la presentación de la factura y no por la prestación del servicio, para lo cual citamos los conceptos de pasivo y de esencia sobre forma,

RECONOCIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

CTCP   Nº de Radicación  2022-0282    19 de mayo de 2022

RECONOCIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

CONSULTA

(….) tengo una duda respecto al reconocimiento de costos y gastos ya que al tener la modalidad de órdenes de compra y que en muchos casos no se entrega la totalidad de las unidades de una vez, se generan más de un documento para la misma orden; nuestro sistema solo reconoce la primera factura y las demás son vinculadas al sistema de control de inventario (SINCO) y este a su vez hace interfase con el sistema de contabilidad (SAP) mediante notas.

Mi consulta es si, debemos anular esas notas y registrarlas en la contabilidad como FACTURAS DE COMPRA, teniendo en cuenta que el sistema que recibe la factura es diferente al que recibe la interfase de contabilidad (SINCO-SAP) o puede seguir registrándose como notas sin que esto afecte el reconocimiento como deducible de dichos costos y gastos, esto nos está presentando un incremento en el quehacer ya que este proceso es netamente manual, lo que aumenta el riesgo de errores con una materialidad importante.

La consulta se realiza con el fin de tener sustento técnico y legal, para evidencia en posible mejora del proceso.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

(….)

Conforme a la consulta del peticionario, el CTCP como organismo normalizador se pronuncia sobre aspectos técnicos contables, financieros y de aseguramiento de la información, por ende, no tiene competencia para pronunciarse sobre aspectos legales y/o procedimientos operativos internos de las sociedades y tampoco tributarios para el caso de la deducibilidad de los costos y gastos. No obstante, el reconocimiento de cuentas por pagar bajo los marcos técnicos contables vigentes, deben ser aplicados para establecer en consecuencia los procedimientos internos de la sociedad.

Es importante advertir también que las facturas deben cumplir con las disposiciones mercantiles por sus incidencias
comerciales, civiles y penales, con lo establecido no sólo en el Estatuto Tributario.

Por otro lado, es importante aclarar adicionalmente que, habiéndose emitido los decretos que ponen en vigencia los
estándares de información financiera en Colombia, el tratamiento contable debe efectuarse teniendo en cuenta el marco técnico normativo que le corresponda a la entidad. Como no se indica en la consulta el grupo al que pertenece la sociedad, este concepto se elabora teniendo como referente el Marco Técnico Normativo correspondiente al Grupo 2, NIIF para las Pymes, contenido en el Decreto Único 2420 de 2015 y sus modificatorios.

Mediante el concepto 2018-1140 que emitió el CTCP, con relación al reconocimiento de cuentas por pagar, se
manifestó: “Dando respuesta a la pregunta planteada por el consultante, basados en la redacción de la misma, en nuestra opinión, la diferencia presentada en la operación se da por la presentación de la factura y no por la prestación del servicio, para lo cual citamos los conceptos de pasivo y de esencia sobre forma, compilados en el Anexo 2 del D.U.R. 2420 de 2015, y que establecen:

“Situación financiera

(…)

2.15 La situación financiera de una entidad es la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio en una fecha concreta, tal como se presenta en el estado de situación financiera. Estos se definen como sigue:

(…)

(b) un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos;
(…)”

Características cualitativas de la información en los estados financieros

(…)

La esencia sobre la forma

2.8 Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados financieros.
(…)

El reconocimiento de una transacción, se debe al cumplimiento de la definición de cada elemento de los estados financieros, por ello al efectuar el reconocimiento y la medición inicial, se afectará la “partida doble” generando un activo (inventario) y un pasivo (cuenta por pagar al proveedor). Lo referido en su consulta del tratamiento posterior de la cuenta por pagar, se medirá al costo amortizado afectando el estado de resultados por los efectos de la tasa de interés (si existe) y la diferencia en cambio. “

Así mismo, sobre el reconocimiento de los gastos, este Consejo se ha pronunciado en el concepto 2017-03953, donde se hace el comparativo entre el reconcomiendo del grupo 1 y del grupo 2:

“A continuación incluimos un resumen de otras normas que, consideramos, es pertinente observar al reconocer los ingresos y los gastos:

Grupo 1 
(…)

Marco conceptual – Reconocimiento de gastos

4.49 Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento
en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en los activos o
un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. En
definitiva, esto significa que tal reconocimiento del gasto ocurre simultáneamente al
reconocimiento de incrementos en las obligaciones o decrementos en los activos (por
ejemplo, la acumulación o el devengo de salarios, o bien la depreciación del equipo).

4.50 Los gastos se reconocen en el estado de resultados sobre la base de una asociación
directa entre los costos incurridos y la obtención de partidas específicas de ingresos.
Este proceso, al que se denomina comúnmente correlación de costos con ingresos de
actividades ordinarias, implica el reconocimiento simultáneo o combinado de unos y
otros, si surgen directa y conjuntamente de las mismas transacciones u otros sucesos; por
ejemplo, los diversos componentes de gasto que constituyen el costo de las mercancías
vendidas se reconocen al mismo tiempo que el ingreso derivado de la venta de los bienes.
No obstante, la aplicación del proceso de correlación bajo este Marco Conceptual no
permite el reconocimiento de partidas en el balance que no cumplan la definición de
activo o de pasivo.

Grupo 2

(…)
Sección 2 – Conceptos y Principios
Generales – Gastos

2.42 El reconocimiento de los gastos
procede directamente del
reconocimiento y la medición de
activos y pasivos. Una entidad
reconocerá gastos en el estado del
resultado integral (o en el estado de
resultados, si se presenta) cuando
haya surgido un decremento en los
beneficios económicos futuros,
relacionado con un decremento en un
activo o un incremento en un pasivo
que pueda medirse con fiabilidad.

Grupo 1 

4.51 Cuando se espere que los beneficios económicos surjan a lo largo de varios
periodos contables, y la asociación con los ingresos pueda determinarse únicamente de
forma genérica o indirecta, los gastos se reconocen en el estado de resultados
utilizando procedimientos sistemáticos y racionales de distribución. Esto es, a menudo,
necesario para el reconocimiento de los gastos relacionados con el uso de activos tales
como los que componen las propiedades, planta y equipo, la plusvalía, las patentes y las
marcas; denominándose en estos casos el gasto correspondiente depreciación o
amortización. Los procedimientos de distribución están diseñados a fin de que se
reconozca el gasto en los periodos contables en que se consumen o expiran los beneficios
económicos relacionados con estas partidas.

4.52 Dentro del estado de resultados, se reconoce inmediatamente como tal un gasto
cuando el desembolso correspondiente no produce beneficios económicos futuros, o
cuando, y en la medida que, tales beneficios futuros no cumplen o dejan de cumplir las
condiciones para su reconocimiento como activos en el balance.

4.53 Se reconoce también un gasto en el estado de resultados en aquellos casos en que
se incurre en un pasivo sin reconocer un activo correlacionado, y también cuando surge
una obligación derivada de la garantía de un producto. “

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