REUNIONES NO PRESENCIALES

 REUNIONES  NO PRESENCIALES

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220- 060394
DEL 20 DE MARZO DE 2020

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Así las cosas, para contestar las inquietudes planteadas:

1. Para los efectos coyunturales en los cuales se ha emitido el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, en concordancia con lo determinado en la Circular Externa No. 100-000002 del 17 de marzo de 2020, podría entenderse que existe reunión de carácter mixto, cuando se puedan reunir los socios de una empresa cumpliendo con las condiciones de convocatoria, quorum y mayorías típicas de las reuniones presenciales, cuya participación se garantice de manera simultánea y sucesiva, de acuerdo con la ley, para aquellos que no puedan asistir.
2. En cuanto al porcentaje de miembros conectados por medios que permitan su participación de forma simultanea o sucesiva, como lo hemos informado, de acuerdo con las normas antes transcritas, es necesario indicar que, para que estas reuniones puedan ser no presenciales o de carácter mixto, se requiere el cumplimiento de convocatoria con la antelación mínima determinada, quorum y mayorías determinadas en la ley o en los estatutos, con el fin de darle plena eficacia y validez a la reunión y decisiones que se tomen, en virtud de la junta de socios o asamblea de accionistas que se pretenda realizar.
3. De acuerdo con lo determinado en las normas antes mencionadas, la convocatoria que se haya realizado debe cumplir con los requerimientos establecidos en la ley (1), sin embargo, el artículo 2º del Decreto 398 de 2020 señala que cuando se requiera realizar una reunión no presencial o mixta, habiendo convocado a una ordinaria presencial con antelación, es posible dar un alcance a la convocatoria de la misma, hasta un día antes de la fecha de la reunión, indicando los procedimientos respectivos en los cuales se hará la correspondiente reunión (2). Como se ha mencionado, el quorum y las mayorías se tomarán en cuenta de acuerdo con lo establecido en la ley o los estatutos, en cada caso particular.
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(1) Artículo 1 del Decreto 398 de 2020:
“(…) Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.”.
(2) Decreto 398 de 2020:
“Artículo 2. Artículo Transitorio. En virtud de la declaratoria de estado de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, y en consideración a la necesidad de facilitar mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto”.