OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR – CONTADOR Y REVISOR FISCAL EN UNA COPROPIEDAD

OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR –
CONTADOR Y REVISOR FISCAL EN UNA COPROPIEDAD

CONSULTA RADICACION CTCP 2020 – 0499 21 de mayo de 2020

Respecto de su consulta, debemos manifestar que la Ley 43 de 1990, la Ley 675 de 2011 y el anexo 4 del Decreto 2420 de 2015, no establecen expresamente alguna inhabilidad o incompatibilidad que impida que un socio de una firma, que presta los servicios de administración en una copropiedad, pueda ser nombrado como el contador de ella. No obstante, deberá tenerse en cuenta que un contador que presta servicios distintos de revisoría fiscal o de aseguramiento, también debe cumplir los principios de ética que están descritos en la Ley 43 de 1990, y en el anexo 4 del D.U.R. 2420 de 2015. Por ello se requiere que el contador evalúe las posibles amenazas que pueden presentarse en su ejercicio como contador, y que aplique las salvaguardas que sean pertinentes.
En este caso, una persona designada por la firma actuará como administrador y el socio de ella, asumirá el cargo de contador, el cual apoya a la administración en actividades relacionadas con la preparación y presentación de estados financieros. Esta situación, podría originar algún tipo de conflicto de intereses con la firma o el incumplimiento de los principios de ética, ello dependerá de los derechos y obligaciones contractuales que el socio haya suscrito, y de las restricciones para prestar este tipo de servicios que han sido impuestas por la firma. En su ejercicio profesional, un contador también deberá tener en cuenta lo señalado en el Art. 10 de la Ley 43 de 1990, que indica lo siguiente:

“Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
Parágrafo. Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes”.

Adicionalmente, el Art. 37.3 de la Ley 43 de 1990 también indica que “el Contador Público deberá tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a cualquier interés que pudiera considerarse incompatible con los principios de integridad y objetividad”, por lo cual el contador público no deberá prestar un servicio profesional, si alguna situación afecta su imparcialidad o influye indebidamente en su juicio profesional con respecto a dicho servicio.”

Ahora bien, si la inquietud lo que busca es resolver si el mismo profesional que actúa como administrador de la copropiedad, también puede ejercer como contador de ella, contando con la habilitación correspondiente, este consejo ha indicado en otros conceptos, que la misma persona no podría firmar simultáneamente como administrador y como contador, puesto que ambos asumen responsabilidades distintas, la certificación del contador se emitiría sobre declaraciones que hace el administrador. La Ley ha indicado que los estados financieros certificados son aquellos que están firmados por el administrador y por el contador que haya participado en su preparación, por ello un estado financiero que solo incorpora la firma del administrador, es un estado financiero certificado, puesto que la ley así lo ha indicado. En este caso, se deberá verificar si existe un requerimiento legal específico que obligue a la copropiedad a tener un contador, o un revisor fiscal, en el caso de las copropiedades comerciales o mixtas, en el caso de las copropiedades de uso residencial la figura del revisor fiscal no es obligatoria.
Además es importante tener en cuenta, que por razones éticas y de control, no es conveniente que las funciones de administrador y de contador sean ejercidas por la misma persona. El Art. 37 de la Ley 222 de 1995, al respecto señala lo siguiente:

“Art. 37 Ley 222 de 1995. Estados Financieros Certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

Finalmente, el CTCP ha señalado que de acuerdo lo establecido en el código de ética, del anexo 4 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, el cual debe ser aplicado por todos los contadores públicos en el país, certificar estados financieros como administrador y contador, por la misma persona, genera amenazas de auto revisión, abogacía y familiaridad, por ello, en este caso, las declaraciones sobre las afirmaciones de los estados financieros solo podrían hacerse en la calidad de administrador y no como contador de la copropiedad.