REVISOR FISCAL – RETENCIÓN DE LIBROS DE CONTABILIDAD

REVISOR FISCAL – RETENCIÓN DE LIBROS DE CONTABILIDAD

C.T.C.P. Nº de Radicación CTCP 2020-1094   NOVIEMBRE 23 DE 2020

OCTAVO: Puede un revisor fiscal retener los libros de un Conjunto Residencial, aduciendo que es para
que no se pierdan. Y luego le hace la entrega, al revisor Fiscal que lo reemplaza. Incluso son carpetas
que ni siquiera son de la época donde el actuó como revisor Fiscal.

El CTCP en la consulta 2019-0434 y fecha de radicación 25-04-2019, acerca de la custodia de los libros
contables, manifestó:

“Respecto de los libros de contabilidad y su custodia y conservación las normas legales establecen lo siguiente:

 Los comerciantes se encuentran obligados a llevar contabilidad según el numeral tercero del artículo
19 del Código de Comercio.
 Deben ser llevados conforme a los marcos técnicos normativos contables (artículo 1.2.1.5.4.4 DUR 1625
de 2016);
 Cuando la administración tributaria ordene la exhibición de libros de contabilidad, la entidad podrá
disponer de hasta uno, cinco u ocho días hábiles para exhibirlos (artículo 1.6.1.17.3 DUR 1625 de 2016);
 El comerciante deberá conservar los libros de contabilidad hasta por un periodo de diez años (artículo
60 del Código de Comercio);
 El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante (artículo 66
del Código de Comercio);
 Los socios y accionistas de la entidad, junto con el revisor fiscal tienen derecho a inspeccionar los
libros de contabilidad de la sociedad (artículos 61, 213, 314, 328, 379, 422 y 447 del Código de Comercio)

De acuerdo con lo anterior consideramos que la custodia de los libros de contabilidad corresponde a la
administración de la entidad o al empresario, siendo posible que se establezca un contrato con un contador
público o una entidad especializada para la custodia de estos, siempre que se garantice el derecho a inspección
consagrado en el Código de Comercio.

Por lo anteriormente expuesto, los libros de contabilidad deben reposar en las instalaciones del comerciante;
sin embargo, por efectos de control y con el ánimo de minimizar riesgos de posibles pérdidas de información,
el contador independiente debe entregar periódicamente la documentación contable a la entidad obligada a
llevar contabilidad para que ella se encargue de su custodia y conservación.

Para el consejero Leonardo Varón Garcia, los libros de contabilidad pueden reposar en las oficinas del contador
que lleva la contabilidad de manera externa o en las instalaciones del comerciante, de acuerdo con lo pactado
contractualmente, siempre que se permite el examen de los libros por parte de los accionistas, socios de la
entidad y entes de vigilancia y control.”
De acuerdo a lo anterior, la custodia de los libros contables debe estar en poder de la administración o
en su defecto del contador de la copropiedad. La custodia de los libros contables no se le puede asignar
al revisor fiscal, ni es función legal de éste.