SUMINISTRO DE INFORMACION POR PARTE DE CONTADOR PUBLICO

SUMINISTRO DE INFORMACION POR PARTE
DE CONTADOR PUBLICO

CONSULTA RADICACION CTCP 2020 – 0319 17 de marzo de 2020

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Con respecto a las preguntas del peticionario, a continuación damos respuesta a cada una de ellas:
1. Si la obligación de la Contadora sobre la entrega de la información contable es solamente para el Administrador y/o el Consejo de Administración o un propietario puede solicitarla, y existe la obligación del contador de entregarla, específicamente sobre el libro auxiliar contable. ¿Hay un plazo establecido para la entrega de la información?
En primer lugar, debemos anotar que el responsable de los estados financieros es la administración de la entidad, el Contador Público al prestar sus servicios en una empresa también forma parte la administración, y por ello la responsabilidad por la preparación y presentación de los estados financieros no debe asignarse como una función exclusiva del Contador Público que es contratado por una copropiedad. En cuanto a las obligaciones de un contador, por las cuales pregunta, éstas se hallan determinadas en el artículo 8º de la Ley 43 de 1990.
En cuanto a este tema específico y conforme a la Ley 675 de 2001 y el Código de Comercio, el colocar la información que se debe presentar a la asamblea, es obligación de la administración, para lo cual la remitimos al artículo 422 del Código de Comercio y al artículo 48 de la ley 222 de 1995. Respecto de los Estados Financieros, el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y el Artículo 3 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015 que define lo establecido anteriormente por el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, indican:

“ARTICULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. (Subrayado nuestro)

ARTICULO 3. VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES. Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.
Las afirmaciones, que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:

Existencia – los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.

Integridad – todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.

Derechos y obligaciones – los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.

Valuación – todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

Presentación y revelación – los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados. (Subrayado nuestro)

En cuanto a los derechos y obligaciones del Contador Público y del usuario de sus servicios deben establecerse conforme al artículo 46 de la Ley 43 de 1990 por escrito, documento donde se establecen los compromisos y responsabilidades del contador y de quien contrata sus servicios.
Para mayor información, los Artículos 41 al 53 de la ley 43 de 1990 se refieren a las relaciones del Contador Público con los usuarios de sus servicios
La responsabilidad por los estados financieros es de la administración de la copropiedad al igual que los informes a los copropietarios, como se establece en la Ley 675 de 2001, siendo ésta quien es la responsable de la contabilidad apoyándose para ello en el experto contable como lo es un contador y le corresponderá al administrador establecer los procedimientos adecuados para responder los requerimientos de los copropietarios conforme a las disposiciones legales y al reglamento de propiedad horizontal.

2. Quisiera saber si le es dado a la Contadora diligenciar el libro auxiliar con la información incompleta, como por ejemplo qué días se pagaron a un trabajador. También si es legal que reporte el mismo día de trabajo cancelado a dos personas diferentes sin tener derecho, y luego diga que fue equivocación y que lo corregirá.
En cuanto al manejo de los libros auxiliares, la remitimos para claridad a lo indicado por el artículo 49 del Código de Comercio, donde se establece su obligación de llevar “los necesarios para la completa claridad de los libros” que la ley considera como obligatorios (léase libros oficiales o principales de contabilidad).

En concordancia con lo expuesto para su mayor claridad las normas legales enunciadas establecen:

Ley 43 de 1990:
“Artículo 8. De las normas que deben observar los Contadores Públicos. Los Contadores Públicos están obligados a:

1. Observar las normas de ética profesional.
2. Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
3. Cumplir las normas legales vigentes.
4. Vigilar que el registro e información contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.” Resaltado propio Código de Comercio:

“Artículo 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.
Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

“Artículo 49. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.” Resaltado propio

3. De lo anteriormente planteado, ¿qué acciones se pueden iniciar?
Frente a este aspecto, cabe destacar que la función disciplinaria en relación con las actuaciones de los Contadores Públicos corresponde a la UAE – Junta Central de Contadores, quien actúa como autoridad disciplinaria. En consecuencia, quienes crean estar perjudicados por las actuaciones de los contadores públicos, en su ejercicio profesional, pueden informar a la Junta Central de Contadores (JCC) la cual en los términos del artículo 20 de la Ley 43 de 1990 tiene las funciones de inspección y vigilancia de los Contadores Públicos.