SOPORTES CONTABLES

SOPORTES CONTABLES

CTCP Nº de Radicación  2020-1107  27 noviembre de 2020

La normatividad actual indica lo siguiente, respecto de la contabilidad, sus
soportes y la forma como debe llevarse:

Descripción

Soportes (artículo 6 delanexo 6 DUR 2420 de 2015, anterior artículo 123 Decreto 2649 de 1993)

Detalle

• los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
• los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
• los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Descripción

Comprobantes de contabilidad (artículo 7 del anexo 6 DUR 2420 de 2015, anterior artículo 124 Decreto 2649 de 1993)

Detalle

• las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
• los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
• los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
• se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
• la descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
• los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
• los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

Además de lo anterior, el CTCP ha manifestado lo siguiente:

Concepto 

CTCP 2020-0934 Noviembre 24 de 2020

Resumen

“los soportes contables variarán dependiendo de cada entidad, pudiendo corresponder en muchos casos al recibo (casos donde a través de este documento se constata la recepción de un dinero, un bien físico o un servicio), en otros casos a un soporte interno donde se describa la forma como la obligación de desempeño (componente) se ha satisfecho, un comprobante de entrega al cliente donde se demuestre que se han trasladado los riesgos y ventajas asociadas con la propiedad del activo al cliente, entre otros.”

Concepto

2018-0610 Julio 16 de 2018

Resumen

“Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen
interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación”

De acuerdo con lo anterior, los responsables de los informes financieros de la
entidad o persona natural obligada a llevar contabilidad, deberán establecer el
tipo de soportes que resulten adecuados para las transacciones realizadas, de
acuerdo con la actividad económica que lleva a cabo y los requerimientos legales, ellos podrían corresponder a: facturas de venta, facturas de compra, comprobantes de egreso, notas de contabilidad, entradas de almacén, salidas de almacén, recibos de caja, etc., los cuales podrán ser documentados a través de medios físicos o electrónicos.

Tratándose de adquisiciones con personas no obligadas a llevar contabilidad, ni obligados a emitir un documento equivalente o factura de venta, se recomienda que el adquiriente elabore un documento soportes de la transacción (como el exigido para propósitos tributarios) donde se indique el nombre del adquiriente, su identificación, las cantidades adquiridas, el precio de la transacción y en general otra información que sea lo necesaria para comprobar y documentar que se ha realizado una transacción entre una entidad obligada a llevar contabilidad y otra persona que no tiene la obligación de ello.

Mediante concepto 2020-0523 el CTCP manifestó lo siguiente, respecto de los
soportes como medio de prueba:

“3) ¿Cuáles son los documentos que componen la contabilidad que sirven como medio de prueba en los términos del artículo 774 del Estatuto Tributario?

Para que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:

• Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 20081);
• Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);
• Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);
• La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 5 1 del Código de Comercio);
• La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito 2.
• Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);
• Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio)”;