CORRECCION ACTAS DE ASAMBLEA

CORRECCION ACTAS DE ASAMBLEA

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-050195

DEL 25 DE FEBRERO DE 2020

Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las siguientes inquietudes:
1. Sírvase indicar si jurídicamente es correcto hablar de “fe de erratas” para realizar correcciones a las actas de asamblea general de accionistas o si por el contrario lo correcto es hablar de “pie de página”, tal y como lo trata el artículo 132 del Decreto 2649 de 1.993.
2. En caso de que el entendimiento correcto sea realizar las correcciones con un “pie de página”, ¿es viable realizar la corrección al final de la página donde está el error? o ¿es obligatorio  realizarlo  en la última página del acta o al reverso o al anverso de la última página del acta?

3. Según la simple lectura del artículo 132 del Decreto 2649 de 1.993, se entiende que los errores deben corregirse con la simple anotación de un pie de página y para la anulación de folios, debe a su vez realizarse el pie de página e incluir fecha, causa de anulación y suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. En ese sentido, como la norma distingue entre un escenario y otro, para el caso de corrección ¿sólo basta el pie de página, sin que se requiera firmas, ni nombres, ni fecha, correcto? Y para el caso de anulación ¿se requiere pie de página, junto con la causa, fecha y suscripción de firmas y nombre, correcto?
4. Para el caso de GRUPOS EMPRESARIALES, el artículo 35 de la Ley 222 de 1.995 establece que la matriz o controlante además de preparar estados financieros de propósito general individuales, deberá preparar estados financieros de propósito general consolidados o combinados. En ese sentido, ¿es la matriz o controlante la encargada de aprobar los estados financieros de propósito general consolidados o combinados en las asambleas ordinarias de cada año, correcto?
5. En caso de que el anterior interrogante sea respondido de forma afirmativa, por favor confirmar si para las reuniones ordinarias de asamblea general de accionistas, ¿la sociedad controlante de un grupo empresarial debe decidir sobre los estados financieros de propósito general individual y el consolidado/combinado en cada reunión ordinaria, correcto?
Sobre el particular se reitera que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.
Al respecto, de las inquietudes indicadas, es necesario realizar las siguientes precisiones legales:
1. El artículo 7º del Decreto 2270 del 22 de diciembre de 2019, señaló:

¨El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, observando lo siguiente: (…) 6. Con el Anexo No. 6-2019 que hace parte integral del presente Decreto, se derogan las disposiciones vigentes del Decreto 2649 de 1993 “por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia¨. Dicho Anexo rige a partir del 1° de enero de 2020.¨.

2. El artículo 14 del decreto mencionado, establece:

¨ (…) LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.¨.

3. Por su parte el artículo 15 del mismo Decreto dispone:

¨ (…) CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.¨.

Por su parte el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española señala que ¨fe de erratas¨ es la lista de las erratas observadas en un libro, inserta en él al final o al comienzo, con la enmienda que de cada una debe hacerse 1. Siendo así que las ¨erratas¨ sean aquellas equivocaciones materiales cometidas en lo impreso o manuscrito 2.
1 Real Academia de la Lengua Española. Diccionario de la Lengua Española. Vigesimotercera Edición (octubre de 2014). {En Línea}. Disponible en: https://dle.rae.es/fe#AlnYNXv. (11/02/2020).
2 Real Academia de la Lengua Española. Diccionario de la Lengua Española. Vigesimotercera Edición (octubre de 2014). {En Línea}. Disponible en: https://dle.rae.es/errata . (11/02/2020).

Igualmente, en opinión del licenciado en Letras de la Universidad de los Andes el señor Fabián Coelho:

¨ Una fe de erratas es la lista de errores o equivocaciones detectadas en un texto impreso. Suele insertarse en el principio o en el final de un libro, detallando la enmienda que debe ser hecha en cada uno de los casos. …La fe de erratas es un método de corrección posterior a la producción de un libro o impreso que consiste en indicar los errores cometidos en el ejemplar, identificando la página y señalando la corrección que debe hacerse. Es una forma económica y práctica de apuntar los cambios y correcciones que el texto requiere (por lo general, errores de escritura, puntuación u ortografía), puesto que reimprimir o volver a corregir resultaría muy costoso en términos de producción.¨.3

3 Coelho Fabián. Significados. (2013-2020). {En Línea}. Disponible en: https://www.significados.com/acerca-de-ignificados/.

En otros textos, en efecto de carácter administrativo se indicó:

¨(…) f.- La fe de errata, consiste en la corrección de un texto que contenía alguno o varios errores, y por ende los requisitos que han de seguirse para una fe de errata consisten en: a) emitir la fe de errata o fe de erratas muy poco tiempo después que el texto normativo sea publicado; b) la fe de errata debe publicarse en el mismo medio de difusión oficial donde se publicó el texto normativo; c) Debe indicarse de forma clara la errata, contrastándola con el texto publicado, además de señalarse donde y en qué fecha se publicó el texto original. Esto es, se debe consignar como «Dice» y como «Debe decir»; y d) la fe de erratas sólo debe referirse a pequeños errores en el texto(…)¨. 4

4 Alcaldía Municipal de Calcedonia (Valle del Cauca). Decreto 150 del 29 de diciembre de 2018. {En Línea}. Disponible en: https://caicedoniavalledelcauca.micolombiadigital.gov.co/sites/caicedoniavalledelcauca/content/files/000234/11652_decreto-150-fe-erratas-acuerdo-12—2018-escala-salarial.pdf

Así mismo, ha indicado esta Superintendencia al respecto que: ¨ (…)
¨ Así las cosas, la administración tiene a su disposición varias alternativas jurídicas que le permiten superar cualquier deficiencia, error u omisión en los libros de comercio y poder así proceder a realizar las correcciones a que haya lugar conforme lo permitido por la legislación acotada, así:
1. Debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos, pero cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones conforme lo dispuesto artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.
2. Los errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección, como la anulación folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo en virtud de lo dispuesto en el artículo 132 del decreto 2649 de 1993.
3. También los errores u omisiones en libros de comercio (libro de actas) deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advierten en los términos del numeral 3° del artículo 57 del Código de Comercio.¨.5
5 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-031587 (16 de abril de 2019). Asunto: Corrección de errores en el libro de actas. {En Línea}. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-031587_DE_2019.pdf

Así las cosas, se procede a responder la consulta en los siguientes términos:
1. En opinión de esta Oficina es ¨jurídicamente¨ correcto hablar de “fe de erratas” para realizar correcciones a las actas de asamblea general de accionistas si la misma se realiza en la misma reunión y se corrige en los lugares donde suele hacerse que es al final de la hoja donde se cometió el yerro, teniendo en cuenta que la legislación nacional sigue manteniendo el mismo contenido del texto donde se indica que puede ser al ¨pie de la página¨ u otro mecanismo de reconocido valor.
2. Para responder su segunda inquietud, como se indicó anteriormente es viable, realizar las correcciones con un “pie de página”, es decir, en la misma página donde se encuentra el error, toda vez que el concepto de pie de página es: ¨una expresión que se usa para referir la sección inferior de una página, en la cual suele incluirse información adicional al cuerpo del contenido.¨. 6
6 Pie de página”. En: Significados.com. Disponible en: https://www.significados.com/pie-de-pagina/ Consultado: 17 de febrero de 2020, 02:44 pm.

3. Según su tercera inquietud, no es posible interpretar el artículo 132 del Decreto 2649 de 1.993, ya que el mismo no está vigente, sin embargo, teniendo en cuenta que el artículo 15 del decreto 2270 de 2019, mediante el cual se establece que los errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección, estos no serán otros que los simples errores de transcripción; cuando el acta no contenga las decisiones correspondientes o incurra en yerros estructurales en su formación tales que deban proceder a su anulación, efectuando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. 7
7 ART.15. Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019—CORRECCIÓN DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

8 ¨ (…) Es preciso mencionar que las presunciones de subordinación contenidas en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995 continúan vigentes y se refieren a la verificación de una situación jurídica, registro de la situación de control o de grupo empresarial y consolidación de estados financieros, que esta Superintendencia puede iniciar a través del Grupo de Conglomerados en virtud del artículo 30 de la Ley 222 de 1995 a solicitud de parte o interesado.

Con respecto al control ejercido por personas naturales el artículo 261 del Código de Comercio incorporó en nuestra legislación lo siguiente:
“Parágrafo 1° Igualmente habrá subordinación, para todos los efectos legales cuando el control conforme a los supuestos previstos en el presente artículo, sea ejercicio por una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societaria, bien sea directamente o por intermedio o con el concurso de entidades en las cuales estas posean más del cincuenta por ciento (50%) del capital o configure la mayoría mínima para la toma de decisiones o ejerzan influencia dominante en la dirección o toma de decisiones de la entidad.
Parágrafo 2° Así mismo, una sociedad se considera subordinada cuando el control sea ejercido por otra sociedad, por intermedio o con el concurso de alguna o algunas de las entidades mencionadas en el parágrafo anterior”.

De los referidos preceptos se infiere claramente que el control puede ser ejercido por una o varias personas naturales o jurídicas no societarias, así como las diversas formas en que puede ejercerse el control en sociedades mercantiles en Colombia: control individual, conjunto, por participación en el capital, por influencia dominante, directo o indirecto.
Lo anterior, en armonía con el artículo 35 de la Ley 222 de 1995 consagra como un efecto del control la consolidación de estados financieros. Luego aquellas matrices conformadas por personas naturales o personas jurídicas de naturaleza no societaria están obligadas al cumplimiento de dicha exigencia.
Es preciso distinguir entre aquellos controlantes que estén obligados a llevar contabilidad de conformidad con la ley colombiana y aquellos que no. En el primer caso ellas consolidarán directamente con sus subsidiarias, mientras que en el segundo caso la consolidación la realizará para efectos prácticos por la subsidiaria que tenga el mayor patrimonio, la cual deberá preparar un estado financiero combinado. (…) ¨ Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 115-005409 (16 de enero de 2020) Asunto.: Obligaciones de los controlantes, cuando estos son personas naturales. [En Línea]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_contables/115-005409.pdf (17/02/2020).
4. Para contestar su cuarta inquietud, los controlantes que estén obligados a llevar contabilidad de conformidad con la ley colombiana deberán, de acuerdo con el artículo 35 de la Ley 222 de 1995, consolidar sus estados financieros directamente con sus subsidiarias, mientras que aquellos controlantes que no están obligados a llevar contabilidad, la consolidación la realizará para efectos prácticos por la subsidiaria que tenga el mayor patrimonio, la cual deberá preparar un estado financiero combinado.8
5. Finalmente, sobre la quinta inquietud, teniendo en cuenta que se indaga sobre la votación del estado financiero de propósito general de una sociedad que hace parte de un grupo empresarial cuya controlante es una sociedad mercantil, en efecto se informa como lo ha determinado ésta entidad en varias ocasiones, que la información financiera debe ser sometida a consideración de quien de acuerdo con los estatutos sea competente para su aprobación o improbación 9.
9 La obligación contenida en el artículo 35 de la Ley 222 de 1995, de someter los estados financieros consolidados a consideración de quien sea competente para su aprobación o improbación, recae exclusivamente a quien detenta la calidad de matriz o controlante.
Si la sociedad matriz presenta información financiera a esta Superintendencia, deberá presentar los estados financieros consolidados junto con los documentos adicionales que trata el artículo 46 de la Ley 222 de 1995(…).¨. (…) De manera que la matriz al integrar entes económicos a su conglomerado, tiene la obligación de consolidar la información financiera, revelando en los mismos la realidad de las operaciones suscitadas entre la controlante y sus subordinadas. (Artículo 35 de la Ley 222 de 1995), información financiera que debe ser sometida a consideración de quien de acuerdo con los estatutos sea competente para su aprobación o improbación.¨.