GRABACIONES DE LAS REUNIONES DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

GRABACIONES DE LAS REUNIONES DE
ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220- 058815  17 DE MARZO DE 2020

No obstante, lo anterior, es preciso señalar que, aunque la autoridad en materia de protección de datos personales por disposición legal es la Superintendencia de Industria y Comercio, se responderán las inquietudes planteadas a la luz de la legislación nacional en los siguientes términos:
1. El artículo 61 del Código de Comercio señala que “(…) Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.”.
2. El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, dispone: “Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (…) Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.”.
3. Esta Superintendencia se ha pronunciado así:
¨(…) Así mismo, frente a los datos biométricos vale la pena destacar lo determinado por la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad en materia de datos personales: ¨ (…) Ahora bien, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, acoge la posición del nuevo Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo mediante Resolución No. 60460 del 25 de septiembre de 2017 en los siguientes términos: “El tratamiento de fotografías no debe considerarse sistemáticamente tratamiento de categorías especiales de datos personales, pues únicamente se encuentran comprendidas en la definición de datos biométricos cuando el hecho de ser tratadas con medios técnicos específicos permita la identificación o la autenticación unívocas de una persona física”. En consecuencia, la imagen de las personas se considera como un dato biométrico cuando son tratadas por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. Los datos personales como las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos (…).
Es de observarse que este tipo de datos son parte del derecho fundamental de las personas, reglado en el artículo 15 de la Constitución Política y que por estar restringido su tratamiento, el mismo solo puede realizarse en la medida de la autorización respectiva que cada persona.¨. (1)

(1) Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-042777 (9 de mayo de 2019). Asunto: Acciones dentro de las asambleas juntas de socios.

Así las cosas, respecto de la primera inquietud, es preciso indicarle a la consultante que las actas de las reuniones de asamblea de accionistas o juntas de socios, tienen las restricciones propias del artículo 61 del Código de Comercio, no obstante que como bien lo indica el citado artículo pueden ser conocidos por los socios en las circunstancias determinadas por la Carta Política de 1991 y/o por la Legislación Nacional. Sin embargo, estos documentos junto con los papeles y demás elementos que los acompañen, podrán ser conocidos en la medida que la divulgación de estos datos no sea utilizada en detrimento de la sociedad.
Razón ésta que nos lleva a revisar si este tipo de datos pudiera, con su divulgación, perjudicar a la sociedad; en cuyo caso, la respuesta es afirmativa, toda vez que el tratamiento de datos personales como lo son los datos biométricos, está restringido en su divulgación de acuerdo con lo determinado en los artículos 5º y 6º de la Ley 1581 de 2012.
Ahora bien, frente al derecho de inspección que les cabe a los socios, es de reiterar que éste está restringido a los fundamentos legales antes descritos, por lo cual, el administrador debe evaluar dicha circunstancia para poder determinar si puede entregar la información a los socios de la compañía, o si, por el contrario, el tratamiento de dicha información debe ser reservado.