REUNIONES NO PRESENCIALES

REUNIONES NO PRESENCIALES

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-005720
DEL 28 DE ENERO DE 2021

Para responder a su primera y segunda pregunta, se cita lo expuesto en el oficio 220-199865 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, el cual señala:

“(…)

b. Reuniones no presenciales:

El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del
Decreto 019 de 2012, regula las reuniones no presenciales en los siguientes
términos:

“Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de
accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios
o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o
sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir
de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”

Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el capítulo 16 del título 1 de
la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo
2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales, así:

“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las
reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995,
modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace
referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de
quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el
número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal
o estatutariamente.

El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la
continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá
realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para
garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de
junta directiva.

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222
de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.

Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán
igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas
las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus
apoderados o los miembros de junta directiva.”

De esta manera, las personas jurídicas podrán realizar las reuniones
ordinarias, por medios digitales, y para tal fin se deberán aplicar las
disposiciones relativas al quorum, convocatorias y mayorías,
dispuestas en los estatutos o en la normatividad vigente.” (Subraya y
Negrilla fuera del texto).

Respecto de su tercera inquietud, se considera suficiente para contestar la misma, transcribir los siguientes apartes del Oficio 220- 084724 del 21 de mayo de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, que señala lo siguiente:

“En lo que concierne al punto relacionado con el ejercicio del derecho de
inspección, a través de mecanismos virtuales, sin que tal práctica pueda
hacer que se filtren documentos o comprobantes valiosos para la empresa,
respecto de lo cual se pregunta ¿Cuáles serán los límites para el
administrador al momento de permitir el acceso digital a la información en
ejercicio de derecho de inspección para evitar incurrir en responsabilidad por
violación de sus deberes e infracción de derechos de propiedad intelectual
de la sociedad?, es del caso anotar en primer lugar, que la Superintendencia
mediante la Circular No. 100-000002 del 17 de marzo de 2020, expresó lo
siguiente: “Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible
los desplazamientos, la Superintendencia invita a las sociedades
supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo,
de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los
socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se
consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata.”.

Acorde con la anterior instrucción y en el entendido que las reuniones
pueden ser no presenciales o mixtas y teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de
cada compañía, implementar los mecanismos manuales o
tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el
derecho de inspección, para garantizar que a los socios alcancen el
ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compañía pueda
proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser
divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal
virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con
las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las
medidas correspondientes a lograr este propósito.” (Subraya y negrilla
fuera del texto).