EMISION DE CUENTAS DE COBRO

EMISION DE CUENTAS DE COBRO

CONSULTA CTCP 2020-004258  25 de febrero de 2020

1. ¿Están las copropiedades obligadas para emitir una cuenta de cobro?
(…)
Tratándose de los soportes contables, que sirven de base para el registro de transacciones y otros eventos o sucesos que afectan la situación financiera y rendimiento de una entidad, la copropiedad deberá remitir a los copropietarios una cuenta de cobro o un documento equivalente, que sirva como soporte para la causación y pago de las contribuciones que deben realizar los copropietarios, para cubrir las expensas comunes y ordinarias de la copropiedad.
Para efectos de procesos ejecutivos contra deudores morosos de la copropiedad, el Art. 48 de la Ley 675 de 2001 indica lo siguiente:

“ARTÍCULO 48. PROCEDIMIENTO EJECUTIVO. En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.
La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.”

2. Si la administración de la copropiedad NO emite la cuenta de cobro, ¿Debo esperar a recibirla para pagarla?

3. ¿Si me emiten cuentas de cobro con posterioridad y me cobran intereses de mora o el valor pleno de administración, por el retardo de la misma administración de enviar la cuenta de cobro correspondiente, pueden cobrarme intereses y valores plenos?”

El CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre este tema, su función es la de dar orientación sobre la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información. La Ley 675 de 2001, incorpora directrices relacionadas con las expensas comunes ordinarias, las cuales se definen como las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.
Por ello, le corresponde a la administración de la copropiedad establecer los procedimientos y soportes necesarios para efectuar el cobro y causación de las cuotas a cargo de los copropietarios, las cuales se establecen a partir del presupuesto anual de ingresos y gastos, que es aprobado por la Asamblea de Copropietarios.
Respecto del cobro de intereses de mora por cuotas vencidas, el Art. 30 de la Ley 675 de 2001 establece que

“(…) el retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior.”

Tratándose de los soportes contables, que sirven de base para el registro de transacciones y otros eventos o sucesos que afectan la situación financiera y rendimiento de una entidad, la copropiedad deberá remitir a los copropietarios una cuenta de cobro o un documento equivalente, que sirva como soporte para la causación y pago de las contribuciones que deben realizar los copropietarios, para cubrir las expensas comunes y ordinarias de la copropiedad.