PAZ Y SALVO EN PROPIEDAD HORIZONTAL

PAZ Y SALVO EN PROPIEDAD HORIZONTAL

CONSULTA RADICACION CTCP 2020 – 0316 17 de marzo de 2020

En primer lugar debemos indicar que el CTCP es un organismo de normalización técnica, y entre sus funciones se incluye la de dar orientación sobre las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información, por ello, aun cuando muchos asuntos se relacionan con la información contable, este consejo no tiene competencia para resolver todos los conflictos que se originan en una propiedad horizontal. La administración de la copropiedad, que está a cargo del administrador y del consejo de administración, tiene la responsabilidad de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la copropiedad, y por ello si sus funciones se cumplen de manera irregular, lo adecuado sería que esta situación fuera conocida por los copropietarios, quienes nombran el consejo de administración, y delegan en ellos el nombramiento de la administración, o que los hechos irregulares fueran reportados a las autoridades o ante el Alcalde Municipal o Distrital, donde se ha registrado la escritura de constitución del régimen de propiedad horizontal, y el nombramiento del representante legal y del revisor fiscal (si es del caso).
Los temas expuestos en su consulta, se refieren principalmente al de los soportes contables, cuyas normas legales son las establecidas en el código de comercio y en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015, y a temas administrativos que deberían ser resueltos por el Consejo o el Administrador de la Copropiedad, según el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el administrador es responsable de llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
Ahora bien, fundamentados en las normas de contabilidad, soportes contables y libros, incluimos a continuación algunos elementos que podrían ayudarle a resolver sus inquietudes:
Respecto de la solicitud del paz y salvo
De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua (RAE), paz y salvo se define como

1: Paz y salvo
1. loc. sust. m. Col. y Pan. Documento que se expide a una persona para certificar que no adeuda dineros a una entidad oficial o a un particular.
Algunas recomendaciones, sobre su expedición son las siguientes:
· El paz y salvo deberá ser expedido por el administrador de la copropiedad u otro funcionario designado para ello. El Revisor Fiscal no debe asumir funciones administrativas y no le es posible expedir paz y salvo a los copropietarios;
· El paz y salvo deberá expedirse a una fecha de corte actual o pasada, pero no futura. Lo anterior se basa en que esta debe reflejar hechos económicos que han ocurrido antes, dado que no se puede emitir paz y salvo sobre hechos futuros, no es posible expedir certificaciones o un paz y salvo sobre hechos que no han ocurrido.
De ser pertinente, si un copropietario ha pagado anticipadamente sus cuotas ordinarias, esto deberá indicarse reflejando el saldo a favor en el recibo de caja o en el paz y salvo expedido, o entregando una certificación en la que la administración indique que las cuotas ordinarias han sido canceladas de forma anticipada, ello se hará conforme a los procedimientos establecidos por la copropiedad para estos casos.
· Debe tenerse en cuenta que nuevas situaciones podrían aparecer, tales como cuotas extraordinarias, sanciones impuestas por violar reglamentos de la copropiedad o de convivencia, entre otros.

Respecto de ello, el numeral 13 del artículo 51 de la Ley 675 de 2011, indica:

“ARTÍCULO 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:
(…)
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.”

Respecto de las renovaciones a los contratos de la administración, contador y revisoría fiscal
Las relaciones contractuales del contador público y administrador para con la copropiedad, deben estar basados en un contrato suscrito según las normas legales, en los cuales deben incluirse sus obligaciones y derechos, el plazo, la remuneración, los posibles incrementos, entre otros. En caso de no contar con el anterior pacto, entonces se sugiere establecer una adenda al mismo donde se incorpore sus futuros incrementos.
La no formalización de estas relaciones mediante un contrato es una debilidad en los controles internos de la copropiedad, que expone a los copropietarios a conflictos y demandas futuras.
El nombramiento y la remuneración del Revisor Fiscal debe ser establecida por quien lo nombra, esto es por la asamblea de copropietarios, ello puede incluirse en el acta de la asamblea, en el presupuesto aprobado, o en la propuesta de servicios que presenta el contador público. Si estos asuntos no son claros, ello representa una debilidad en el proceso de contratación que debe ser revisado por los responsables de la administración de la copropiedad. Ello no significa que en el contrato no puedan establecerse las bases para remunerar trabajos adicionales que la asamblea de copropietarios ha requerido al revisor fiscal, o que en el no puedan incluirse incrementos futuros, o pagos variables, para remunerar los servicios prestados por el revisor fiscal.